C’est la question que l’on me pose le plus souvent quand je conseille à mes élèves, en coaching, d’avoir une régularité dans la publication de leurs articles de blogs. La question rituelle est  : “Mais comment faire ?  je  n’ai pas le temps !”  

Je reconnais que quand on est entrepreneur, le temps est la seule variable difficile à maîtriser ! Avec les charges diverses et variées mais c’est un autre sujet ! La seule façon de ne pas courir après le temps c’est de s’organiser. 

Facile à dire on trouve partout des conseils d’organisation,  des agendas merveilleux pour ne plus perdre de temps. Oui, mais à papillonner d’un agenda à l’autre, en ligne ou sur papier on arrive toujours à ce constat du manque de temps.

Je vais donc dans  cet article vous donner quelques astuces  qui me permettent de m’organiser au quotidien. J’ai mis presque deux ans à trouver ce rythme et il me convient. Ensuite à vous de l’adapter à votre mode de fonctionnement.

1/ Planifier et s’organiser son temps

Je sais je me répète et je radote mais c’est le meilleur conseil que je puisse vous donner.

Sans un bon  planning point de salut ! 

Je gère ce site plus mon blog La  Provinciale.

Je rédige des  articles pour des marques et pour le Magazine Positif. Et je m’occupe de mes clientes.

Et pour couronner le tout je suis des  formations pour rester au courant des avancés de  ma  thématique.

Donc pour gérer ces différentes tâches j’ai vraiment besoin d’une organisation drastique. 

Pendant le lancement d’un site ou d’une formation j’avoue avoir “la tête dans le guidon” et il m’arrive de travailler 15 à 16 heures par jour. 

Et, je laisse tomber ménage et sport pour ne faire que ça.

Mais je me suis rendue compte que ce n’était pas la solution et j’ai décidé de m’organiser pour avoir un emploi du temps plus léger et surtout pour me dégager une après midi dans la semaine pour moi.

Mon planning 

J’ai un planning pour la semaine. Je prends une heure le dimanche soir pour le mettre en place. Je me sers de  la méthode GTD sur Trello. 

Sur ce planning je mets toutes mes tâches de la semaine. Je ne différencie pas personnel et professionnel.

C’est beaucoup  plus simple pour moi.

Je consacre le lundi  matin aux tâches administratives (pénibles ? ) Impôts, urssaf, compta  etc.. tout ce que je déteste faire ! Puis je réponds à mes mails et à mes commentaires sur les blogs.

Le lundi après-midi et  le mardi je me consacre à  Celles qui vibrent.

J’écris mes articles bien à l’avance. J’ai la chance d’aimer écrire et je n’ai aucun souci pour produire 4 articles  dans la journée. Ce qui me permet d’avoir un planning d’articles prêts pour 2 mois.

Le mercredi matin est entièrement dédié à mon blog La Provinciale. Articles, photos, interview etc…

Le mercredi après-midi je m’occupe de mes formations personnelles. Soit en visionnant des vidéos soit en travaillant avec mon coach pour développer mon entreprise. 

Le  jeudi  est consacré à mes clientes. Soit en coaching , soit en formations en groupe. Soit en créant leurs sites.

Le vendredi matin c’est  ménage, lessives repassage courses pour la semaine. 

Le vendredi après midi je mets en place mes articles pour mes différents blogs pour la semaine à venir. Relecture, photos pour Pinterest, Facebook.

Et je ferme mon ordinateur à 16 heures  pour prendre du temps pour moi.

Je me force à ne pas travailler le samedi et le dimanche pour consacrer ces journées à ma famille. (ce n’est pas toujours possible cependant !)

Je reprends mon ordinateur le dimanche soir pour répondre aux mails et pour revoir mon planning hebdomadaire

Comment y arriver ?

.Pour arriver à tenir j’ai un mari en or qui fait la cuisine donc cela me libère beaucoup de temps !

Et autre secret je me lève très tôt. Entre 5H30 et 6 heures tous les matins (sauf les lendemains de fiesta ! )  

Cette façon de travailler me convient car je  suis beaucoup plus  productive le matin. Et entre 6 h et 13 heures je  reste totalement concentrée sur ce que je  fais.  Et j’avance très vite.

2/ Tenir un planning de travail 

En restant focus sur ce que vous faites ! C’est à dire  sans vous éparpiller.

• Couper toutes vos notifications
• Ne pas regarder votre téléphone.
• Faire des pauses  toutes les  deux heures pour boire un verre d’eau, ou  manger un petit truc
• Rester concentrées sur ce que vous faites, et ne faites qu’une chose à la fois.

Par exemple

Vous écrivez un article de blog. Reprenez votre plan, regardez vos mots clés,  concentrez vous sur une seule chose la  rédaction. Vous vous occuperez des photos et du référencement ensuite.

Optez pour la méthode  Pomodoro

Cet outil pour augmenter sa productivité est très connu et la  méthode a fait ses preuves. 

Je vous la résume brièvement. 

Il s’agit d’accomplir une tâche en 25 minutes puis faire une pause  de 5 minutes. Ensuite vous reprenez votre tâche ou vous en commencez une autre.

Tous les quatre cycles, il est recommandé de prendre  une pause plus longue de 30 minutes par exemple.

Cette méthode est très efficace pour vous apprendre à rester concentrée.  Car il est plus facile de se concentrer 25  minutes que deux heures.  La méthode est entièrement expliquée dans cet article.

3/ Ranger régulièrement vous fera gagner du temps

Ce  conseil  peut vous paraître incongru, pourtant c’est  très important.

Il est beaucoup plus agréable de travailler  dans un  endroit propre et rangé que parmi un bazar inextricable.

Si vous travaillez avec  Trello vous n’aurez plus de  post il qui trainent partout ! C’est  déjà une bonne chose. 

Mais évitez de voir sur votre espace de travail, votre  dernière feuille  d’impôts ou la liste des  courses de la semaine.

Rangez vos stylos, votre  agrafeuse et tout le petit matériel dont vous allez vous servir.Il n’y a rien de plus stressant que de chercher un truc important au moment où vous en avez besoin. 

Ranger votre bureau physique mais également votre bureau virtuel ! 

Classer vos dossiers par thèmes sur votre ordinateur. Ne mélangez pas vos documents privés et professionnel. Supprimez régulièrement vos mails.

Essayer dans la mesure du possible d’avoir un bureau virtuel net de toute tentation.

C’est à dire fermer votre onglet Facebook, vos e mails et toutes vos notifications.

Aucun mail n’est urgent au point de ne pouvoir être traité le soir ou le matin, mais une seule fois dans la journée.

Avoir un bureau rangé libère l’esprit et vous fait gagner du temps.

Ranger son dossier blogging

Cela n’a l’air de rien mais peut vous faire gagner énormément de temps. 

Chercher partout sur votre ordinateur la photos prévue ou le brouillon de  votre article est très énervant et vous prend beaucoup d’énergie négative. Et vous fait perdre de précieuses minutes !

Quand vous préparez un article de blog, créez un dossier pour cet article et mettez y tout ce qui le concerne. Les plans, la liste de mots clés, les références, les sites externes que vous allez citer,  vos liens internes, vos  photos . 

Un exemple d’un de mes dossiers pour un article de blog.

4/ Prioriser vos tâches pour gagner du temps

Vous ne pouvez pas tout faire tous les jours ! Vous n’êtes pas un robot !

Or quand on gère une entreprise la liste des actions à accomplir dans une journée peut s’avérer effrayante.

Pas de panique ! Apprenez à prioriser

.Lorsque vous préparez votre planning le dimanche soir prenez un moment pour décider de l’urgence de telle ou telle tâche.

Si vous avez un rendez-vous important dans la semaine bloquez quelques heures pour le préparer.

Si vous avez un travail à rendre pour une cliente laissez tomber tout le reste.

Vous devez écrire un article de blog pour une marque avec un délai dans le  temps, faites le passer en priorité, même si  vous avez envie d’écrire pour vous.

Une formation en ligne vous attend ? Suivez là en entier ! Ne remettez pas à plus tard vous aurez dépensé des sous pour rien car vous  n’y reviendrez pas.

Un dernier conseil

 Gardez vous des plages libres pour vous.  Pour passer du temps en famille ou entre amis. Pour  profiter de  vos enfants. Lire un livre, voir un film ou une série. 

Quand on travaille à son compte on a souvent tendance à s’oublier et à ne penser qu’à son business. 

En  vous octroyant des plages ludiques  pour vous, vous rechargerez  vos batteries  et vous serez plus productives le jour suivant.

Alors, prête à vous organiser ?